Toutes les entreprises qui ont des salariés le savent : gérer la paie est difficile et complexe. D’où la nécessité de s’entourer de professionnels et d’avoir les outils adaptés à cette gestion sociale.

En quoi consiste la gestion de la paie en entreprise ?

Compétences réglementaires du gestionnaire de paie

Les règles de traitement administratif de la gestion de la paie sont en constante évolution : 

• modifications périodiques des bases et des taux de cotisations, 
• modifications règlementaires ou conventionnelles, 
• nouvelles réformes de l’Etat notamment sur la formation ou le système de retraite, 
• nouvelles aides ou mesures à l’emploi sur une durée limitée… 

De fait, la gestion de la paie nécessite de se maintenir en permanence de ces évolutions ou modifications pour contourner cette contrainte, les chefs d’entreprises choisissent :

• soit d’externaliser cette activité en la confiant au cabinet d’expertise-comptable ou à une entreprise spécialisée dans la sous-traitance de la paie
• soit d’intégrer au sein de l’équipe, un salarié spécialisé dans le traitement social « le collaborateur paie »

Missions principales du gestionnaire de paie en entreprise

Outils et responsabilités du gestionnaire de paie

Responsable de la collecte et de la saisie des données individuelles des salariés (temps de travail, rémunération, type de contrat, statut, heures supplémentaires, absences, vacances, etc.), le collaborateur paie calcule la rémunération à partir de la législation sociale en vigueur, de la convention collective du salarié et, s’il y a lieu, de l’accord d’entreprise mis en place. Il est essentiel de très bien connaître les secteurs et les conventions collectives qui s’y attachent : une fiche de paie dans la restauration, ou dans le domaine artistique, par exemple, fait intervenir un grand nombre de règles spécifiques.

Le collaborateur paie prend en charge l’édition et l’envoi mensuel des bulletins de paie, selon la procédure définie par l’entreprise. En cas de départ d’un salarié, il calcule les indemnités de fin de contrat et le solde de tout compte. Chaque mois, la fiche de paie d’un salarié diffère légèrement. Il y a toujours des ajustements à opérer, des cas particuliers, notamment des événements comme une rupture de contrat ou une embauche. D’où une obligation implicite pour le collaborateur paie : effectuer une veille juridique et réglementaire sur tous les points susceptibles d’impacter son activité. 

En outre, le collaborateur paie est généralement chargé de l’établissement des déclarations sociales. Il peut également éditer et contrôler les tableaux de charges sociales, calculer les reversements de cotisations, comme la taxe d’apprentissage par exemple, aux organismes concernés.

Les perspectives d’évolutions

En cabinet, il évolue de collaborateur paie débutant à collaborateur paie confirmé avec la prise en charge de son portefeuille en toute autonomie et progressivement, en fonction des appétences vers du management, du tutorat, de la responsabilité du service du pôle paie… En entreprise, il peut évoluer vers des fonctions RH ou bien encore de responsable 

Le métier de gestionnaire de paie en détail

Responsable de la collecte et de la saisie des données individuelles des salariés (temps de travail, rémunération, type de contrat, statut, heures supplémentaires, absences, vacances, etc.), le collaborateur paie calcule la rémunération à partir de la législation sociale en vigueur, de la convention collective du salarié et, s’il y a lieu, de l’accord d’entreprise mis en place. Il est essentiel de très bien connaître les secteurs et les conventions collectives qui s’y attachent : une fiche de paie dans la restauration, ou dans le domaine artistique, par exemple, fait intervenir un grand nombre de règles spécifiques.

Le collaborateur paie prend en charge l’édition et l’envoi mensuel des bulletins de paie, selon la procédure définie par l’entreprise. En cas de départ d’un salarié, il calcule les indemnités de fin de contrat et le solde de tout compte. Chaque mois, la fiche de paie d’un salarié diffère légèrement. Il y a toujours des ajustements à opérer, des cas particuliers, notamment des événements comme une rupture de contrat ou une embauche. D’où une obligation implicite pour le collaborateur paie : effectuer une veille juridique et réglementaire sur tous les points susceptibles d’impacter son activité. 

En outre, le collaborateur paie est généralement chargé de l’établissement des déclarations sociales. Il peut également éditer et contrôler les tableaux de charges sociales, calculer les reversements de cotisations, comme la taxe d’apprentissage par exemple, aux organismes concernés.

Compétences du métier

• Maîtrise du processus de paie : Il doit connaître toutes les étapes du traitement de la paie, depuis la collecte des données jusqu’à la réalisation des bulletins de salaire.
• Connaissance des logiciels de paie : Il doit savoir utiliser les outils informatiques spécifiques (SILAE) pour automatiser et gérer la paie de manière efficace.
• Gestion des cotisations sociales afin de produire la DSN
• Connaissance de la législation sociale : Le gestionnaire de paie doit être à jour sur les lois du travail, les conventions collectives, ainsi que sur les nouvelles réglementations qui influencent le traitement de la paie
• Gestion des arrêts de travail et des congés : Il gère les aspects administratifs des arrêts maladie, congés maternité, paternité, et absences diverses (congés payés, RTT, etc.).
• Suivi des entrées et sorties des employés : Il gère les embauches, les contrats, ainsi que les formalités liées aux départs (solde de tout compte, indemnités de licenciement, certificats de travail).

Tableau des compétences attestées du gestionnaire de paie

Domaine	Compétences détaillées
Paramétrage et Production	• Maîtriser le paramétrage d’un logiciel de paie en intégrant les nouvelles actualisations juridiques et sociales pour permettre l’établissement des bulletins des salaires dans le respect de la règlementation en vigueur • Collecter et mesurer les données relatives au temps et à la durée du travail en tenant compte notamment d’évènements mensuels ayant pour conséquences de provoquer des « coupures » dans le respect de la règlementation propre à la durée du travail afin de pouvoir produire la paie du mois
Gestion des Bulletins	• Établir les bulletins de salaire en intégrant les éléments fixes et les éléments variables propres à chaque salarié, par rapport à un cadre règlementaire spécifique lié au secteur d’activité, pour permettre au salarié de bénéficier de sa rémunération dans les délais impartis • Réaliser l’envoi des bulletins de salaires et des versements de rémunération dans les délais impartis fixés par l’employeur, après avoir réalisé un contrôle par échantillonnage des bulletins afin de limiter le risque d’erreur pour réaliser une dépense sociale mesurée, conforme et juste
Charges et Cotisations	• Calculer les charges sociales dépendantes du cadre juridique appliquée par l’entreprise pour réaliser la DSN (déclaration sociale nominative) et permettre le reversement des taxes aux organismes concernés afin de respecter les obligations de collecte et de paiement de l’employeur • Chiffrer les déductions ou réductions des cotisations patronales et des contributions afin d’optimiser la masse salariale de l’entreprise, en tenant compte du cadre règlementaire applicable, pour diminuer le coût des charges sociales
Gestion Prévisionnelle	• Evaluer le passif social en réalisant les provisions pour les différents types de majorations de salaire et de charges sociales afin d’établir le plan de charges pour optimiser la trésorerie de l’entreprise • Veiller aux seuils d’effectifs en maîtrisant les modalités de décompte décidées par le législateur pour atténuer les effets du franchissement afin de retarder leurs effets contraignants pour l’entreprise
Veille et Conseil	• Créer une veille règlementaire et sociale pour se tenir informé des évolutions légales en appliquant le principe de la hiérarchie des normes, afin de les appliquer et d’informer l’employeur et les salariés • Assister les clients (chefs d’entreprises, DRH/RRH…) et ou les salariés sur des problématiques d’ordre social, en tenant compte des obligations sociales du chef d’entreprise et des droits des collaborateurs
Audit et Analyse	• Réaliser un audit paie afin de vérifier la conformité des pratiques par rapport au cadre législatif pour réduire le risque de sanction notamment en cas de contrôle URSSAF • Analyser les éléments de la data sociale et économique qui permettent de révéler le climat social propre à l’entreprise pour rapidement solutionner les problématiques identifiées
Handicap	Prendre en compte les obligations relatives à l’handicap dans le calcul des effectifs pour mieux conseiller l’employeur et l’accompagner dans l’application et le respect de la norme handicap en référençant les aides, les acteurs institutionnels et les dispositifs mobilisables