La fonction qui fait gagner un temps précieux aux RH

Dans les services RH, les données sont partout : listes de salariés, suivi des formations, tableaux de rémunération, entretiens annuels, gestion des compétences ou encore suivi des absences. Pourtant, de nombreux utilisateurs Excel continuent d’utiliser des méthodes complexes ou des fonctions anciennes pour retrouver des informations dans leurs fichiers.

Depuis plusieurs années, Microsoft a introduit une fonction particulièrement puissante : RECHERCHEX. Encore méconnue d’une partie des utilisateurs, elle simplifie considérablement les recherches dans les tableaux Excel et permet de travailler plus rapidement, avec moins de risques d’erreur.

Découvrez pourquoi cette fonction mérite une place dans votre quotidien professionnel.

RECHERCHEX : l’évolution attendue des fonctions de recherche

Pendant longtemps, les utilisateurs d’Excel ont principalement utilisé les fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEH pour retrouver des données dans une base.

Le problème ? Ces fonctions présentent plusieurs limites :

• avec RECHERCHEV, le résultat devait obligatoirement se trouver à droite de la valeur recherchée ;
• avec RECHERCHEH, le résultat devait être situé en dessous ;
• un simple déplacement de colonne pouvait rendre la formule inutilisable ;
• la gestion des erreurs nécessitait souvent des formules complémentaires.

Pour contourner ces difficultés, les utilisateurs expérimentés associaient généralement les fonctions INDEX et EQUIV, une solution efficace mais plus technique.

C’est précisément pour répondre à ces contraintes que Microsoft a développé RECHERCHEX.

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Pourquoi RECHERCHEX change la donne ?

La grande force de RECHERCHEX est sa flexibilité. Contrairement à RECHERCHEV, la fonction peut retrouver une information à droite, à gauche, au-dessus, en dessous.

L’utilisateur n’a plus besoin de réorganiser son tableau ou de créer des colonnes supplémentaires.

Par exemple, dans un fichier RH comportant :

Matricule	Nom	Service	Date d’embauche
1001	Martin	RH	15/03/2021

RECHERCHEX permet aussi bien de retrouver le nom à partir du matricule que l’inverse.

Cette souplesse simplifie considérablement la gestion des bases de données RH.

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La syntaxe de RECHERCHEX

La formule s’écrit :

=RECHERCHEX(valeur_cherchée; tableau_recherche; tableau_renvoyé; [si_non_trouvé]; [mode_correspondance]; [mode_recherche])

Les trois premiers arguments sont les plus utilisés :

• valeur_cherchée : la donnée à rechercher ;
• tableau_recherche : la colonne ou la ligne dans laquelle effectuer la recherche ;
• tableau_renvoyé : la colonne contenant le résultat souhaité.

Les arguments entre crochets sont facultatifs.

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Un exemple concret pour les ressources humaines

Imaginons un tableau répertoriant les collaborateurs de l’entreprise :

Matricule	Nom	Poste	Salaire
1254	Dupont	Assistante RH	2 100 €
1268	Leroy	Chargé RH	2 500 €
1275	Martin	Responsable RH	3 600 €

Pour afficher automatiquement le poste correspondant à un matricule saisi dans une cellule, il suffit d’utiliser :

=RECHERCHEX(F2;A2:A4;C2:C4)

Excel recherche le matricule contenu dans F2 et renvoie immédiatement le poste associé.

Très utile pour :

• les suivis administratifs ;
• les tableaux de rémunération ;
• les exports de logiciels RH ;
• les bases de suivi des formations ;
• les tableaux de compétences.

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Une meilleure gestion des erreurs

L’un des avantages souvent appréciés des professionnels est la gestion intégrée des erreurs.

Avec RECHERCHEV, lorsqu’aucune correspondance n’était trouvée, Excel affichait :

#N/A

Peu lisible pour un utilisateur métier.

Avec RECHERCHEX, il devient possible d’afficher un message personnalisé :

=RECHERCHEX(F2;A2:A100;C2:C100; »Salarié introuvable »)

L’utilisateur obtient alors un résultat clair et compréhensible.

Cette fonctionnalité améliore la qualité des tableaux de bord RH et réduit les risques d’incompréhension.

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Des performances adaptées aux bases volumineuses

Les entreprises manipulent aujourd’hui des listes de plusieurs milliers de lignes.

RECHERCHEX propose des options avancées permettant d’optimiser la recherche dans des tableaux importants grâce au mode de recherche binaire.

Lorsque la base est triée, Excel peut localiser l’information beaucoup plus rapidement.

Même si cette utilisation reste davantage destinée aux utilisateurs avancés, elle illustre la puissance de cette nouvelle fonction.

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Une fonction qui remplace plusieurs outils

RECHERCHEX permet souvent de remplacer :

• RECHERCHEV ;
• RECHERCHEH ;
• RECHERCHE ;
• certaines combinaisons INDEX + EQUIV.

Pour les utilisateurs, cela représente :

• moins de formules à mémoriser ;
• des fichiers plus simples à maintenir ;
• une meilleure fiabilité des calculs ;
• une montée en compétence plus rapide.

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Une limite à connaître

Comme les autres fonctions de recherche classiques, RECHERCHEX renvoie uniquement la première correspondance trouvée.

Si plusieurs lignes répondent au même critère, seule la première sera retournée.

Pour exploiter plusieurs résultats simultanément, il est nécessaire d’utiliser d’autres approches, notamment les fonctions dynamiques les plus récentes d’Excel ou des méthodes spécifiques adaptées au besoin.

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